(Non publié)
Objet : Surveillance des organismes habilités délégués pour le contrôle en exploitation des équipements sous pression
Réf : Lettre DM-T/P N° 31258 du 10 avril 2000.
Le directeur de l'action régionale et de la petite et moyenne industrie
à
Madame et messieurs les directeurs régionaux de l'industrie, de la recherche et de l'environnement
Par lettre visée en référence sur la mise en place des pôles de compétence dans le domaine des appareils à pression, je vous avais demandé d'engager une réflexion sur les actions de surveillance des organismes de contrôle, des services inspection reconnus et du marché.
Les travaux menés par le Département du gaz et des appareils à pression avec l'appui des pôles de compétence ont permis d'établir la présente instruction, jointe en annexe, sur la surveillance des organismes habilités délégués pour le contrôle en exploitation des équipements sous pression.
Cette instruction a pour objectif de redéfinir les différentes actions de surveillance de ces organismes de contrôle, compte tenu des importantes évolutions réglementaires induites par le décret du 13 décembre 1999 relatif aux équipements sous pression et l'arrêté du 15 mars 2000 relatif à l'exploitation des équipements sous pression.
Cette note ne traite pas des actions de surveillance spécifiques qui doivent être réalisées sur :
- les équipements sous pression neufs ;
- les canalisations de transport ;
- les contrôles autres que la requalification périodique ou le contrôle après réparation notable des générateurs de vapeur exploités sans présence humaine permanente ou des appareils à couvercle amovible à fermeture rapide. qui feront l'objet de notes spécifiques ultérieures.
Je vous précise qu'une application informatique " POAD ", permettant de connaître en continu les interventions des organismes de contrôle et d'améliorer ainsi leur surveillance, sera prochainement proposée. Il s'agit d'étendre à l'ensemble des DRIRE, comme convenu lors des dernières réunions des chefs de division contrôles techniques, le logiciel qui a été développé par la DRIRE Pays de la Loire.
Enfin, je souligne que cette instruction prévoit de doubler le nombre de visites de supervision inopinées lorsque leurs conclusions mettent en doute la capacité d'un organisme à respecter les conditions de sa délégation, ou lors de toute évolution réglementaire majeure.
Cette nouvelle disposition conduit pour l'exercice 2002 à doubler le nombre de ces visites de supervision par rapport à celui fixé au point 1 (§a) de la note jointe. Les unités d'œuvre qui devront être consacrées à ce surcroît d'activité seront compensées par la lente montée en puissance des déclarations de mise en service.
Vous voudrez bien me faire parvenir le bilan d'application de la présente note d'instruction pour le 31 mars de chaque année, afin éventuellement de procéder à certains ajustements qui pourraient être rendus nécessaires, compte tenu des remarques qui pourraient être formulées, et, le cas échéant, de communiquer aux organismes les observations devant conduire à une révision de leurs procédures.
Les dispositions de la note DM-T/P N° 30161 du 8 juillet 1998 sont abrogées.
Le directeur de l'action régionale et de la petite et moyenne industrie
J.J. Dumont
Instruction sur la surveillance des organismes habilités délégués
Mises à jour
(*) cette version a été établie sur la base des travaux du groupe de travail des pôles de compétence
Objet
Les délégations accordées aux organismes habilités relatives aux opérations de contrôle en exploitation des équipements sous pression (requalifications périodiques, contrôles après réparations ou modifications notables) ainsi que le cas échéant, le renouvellement d'épreuve des appareils à pression exclus du titre II du décret du 13 décembre 1999 doivent faire l'objet d'un suivi permettant :
- de veiller à l'application correcte des dispositions ayant prévalu à l'habilitation et à la délégation de ces organismes ;
- d'assurer un niveau de prestation des organismes pleinement satisfaisant ;
- de remplir les obligations de surveillance qui incombent aux autorités délégantes.
La présente instruction présente trois types d'actions de surveillance qui doivent être
mises en œuvre au niveau régional pour répondre à cet objectif.
Enfin, les organismes habilités délégués ayant une couverture nationale, il est nécessaire que la mission de surveillance de l'Administration soit réalisée dans un cadre cohérent et harmonisé, afin d'éviter d'éventuelles distorsions de ces actions de surveillance.
Sommaire
1. Visites de supervision inopinées
2. Visites approfondies
3. Réunion annuelle
4. Suivi des actions de surveillance - Coordination au niveau national
Annexe I : Support de compte rendu de visite de supervision inopinée
Annexe II : Support de compte rendu de visite approfondie
Annexe III : Unités d'œuvre
Destinataires
- Les DRIRE
- Les chefs de division contrôles techniques
- Les coordonnateurs de pôles
Copies
- DARPMI
- SG des DRIRE
- SDSI
- Tous les agents du DGAP
1. Visites de supervision inopinées
Une visite de supervision inopinée est un audit des processus d'une ou des opérations d'une requalification périodique ou d'un contrôle après intervention notable réalisé par l'organisme délégué.
Il s'agit de vérifier, sur le terrain, que les opérations se déroulent conformément :
- aux conditions de l'habilitation ou de la délégation de l'organisme ;
- aux exigences réglementaires ;
- aux procédures de l'organisme.
Ces visites sont réalisées par les agents des DRIRE, cette activité ne nécessitant pas un soutien technique des pôles de compétence en appareils à pression.
L'objectif des visites de supervision est de vérifier que l'ensemble des experts des organismes habilités délégués réalise les opérations dans le cadre réglementaire, aussi, il n'est pas nécessaire qu'une même visite porte sur plusieurs requalifications périodiques d'équipements sous pression différents.
Ces visites seront inopinées. Toutefois, il est admis que, pour l'examen de certaines parties spécifiques de ces processus, une information préalable soit adressée à l'organisme.
Pour cela vous disposez des préavis d'intervention préalables aux requalifications périodiques qui vous sont actuellement adressés par les organismes, et qui vous permettent de déterminer l'horaire approximatif de la requalification périodique ou de prendre contact avec le propriétaire de l'appareil pour le connaître. Il convient de noter qu'à terme ces préavis de requalifications périodiques seront remplacés par l'application informatique " POAD " qui permettra de connaître en continu les interventions des organismes de contrôle.
Ces contrôles doivent être répartis, dans la mesure du possible, sur l'année.
Lorsqu'une visite met en évidence des non conformités dont le niveau ne permet pas de garantir la validité de la requalification périodique, vous interdirez à l'expert de l'organisme d'apposer le poinçon sur l'appareil, en lui précisant les motifs de ce refus.
Les conclusions de ces visites doivent être renseignées selon le support de compte rendu de visite de supervision annexé à la présente instruction. Une copie est adressée au pôle de compétence en appareil à pression, afin de définir les points qui devront être examinés lors des visites approfondies ou des réunions annuelles.
Compte tenu de ces dispositions, la durée moyenne d'une telle action est donc estimée à une demi journée.
a) cas général
L'objectif de ces visites est de réaliser une supervision des activités des experts d'un organisme lorsqu'ils effectuent une opération de contrôle dans le cadre de sa délégation.
A terme, l'usage du logiciel POAD permettra d'atteindre cet objectif, et donc d'optimiser ce type d'action de surveillance. A défaut de cette application informatique, le nombre minimal des visites à réaliser par DRIRE et par organisme sera fonction du nombre de requalifications périodiques effectuées annuellement à l'unité (en excluant le nombre de requalifications périodiques effectuées dans des centres de regroupement).
Il est déterminé selon la règle suivante :
Ce nombre doit être doublé lorsque :
- les visites de supervision de l'organisme mettent en évidence des non conformités aux conditions de sa délégation, ce qui ne dispense pas des éventuelles sanctions que vous estimeriez nécessaires ;
- la réglementation, ou les procédures d'un organisme font l'objet d'une évolution majeure.
b) cas particulier des centres de regroupement
On entend par centre de regroupement de requalifications périodiques tout établissement qui présente en un même lieu différents équipements sous pression qui peuvent appartenir à des exploitants différents, afin d'optimiser le déplacement d'un organisme habilité délégué.
Des visites spécifiques de ces centres, en plus de celles mentionnées au point a) ci avant, seront effectuées avec une fréquence minimale d'une par an et par centre (à l'exception des centres effectuant moins de cent requalifications périodiques par an où la fréquence minimale pourra être portée à une visite tous les deux ans).
Ces visites de surveillance porteront sur les conditions de réalisation des opérations de la requalification périodique, et les éventuelles sous-traitances que l'organisme a pu accepter.
2. Visites approfondies
Au sens de ce chapitre, on entend par agence toute entité d'un organisme habilité délégué qui reçoit une commande d'une opération de contrôle périodique et qui émet le document final le sanctionnant
De même, on entend par agence principale d'un organisme celle comportant le correspondant pour les relations avec la DRIRE.
a) Visite approfondie générale
Il s'agit d'un audit sectoriel de l'organisme dont l'objectif est de vérifier les exigences spécifiées suivantes :
- l'application de certains points du référentiel ayant permis l'habilitation puis la délégation de l'organisme qui ne peuvent être examinés lors des visites de supervision inopinées ;
- par sondage, le respect effectif des documents du système qualité de l'organisme habilité ;
- le respect des conditions d'une délégation particulière (demandée par rapport aux points visés dans la décision de délégation type), notamment la connaissance par l'organisme de la réglementation particulière au thème concerné et la qualification des agents. C'est le cas par exemple de l'extension de la décision d'autorisation de renouvellement d'épreuve des canalisations de vapeur ou d'eau surchauffée.
Ces actions de surveillance sont effectuées dans l'agence principale de l'organisme habilité délégué.
La périodicité de ces visites devra être au moins annuelle, par organisme et par DRIRE.
Elles sont réalisées par deux agents dont, le cas échéant, un agent du pôle de compétence, ce dernier apportant un soutien technique pour l'application de différentes dispositions réglementaires.
Il est fréquent qu'une agence principale de l'organisme intervienne dans différentes régions. Dans ce cas, il est possible de mutualiser la visite approfondie, voire que certaines DRIRE se fassent représenter par la DRIRE pilote lors de cette action de surveillance. Cette DRIRE pilote sera généralement celle où est implantée l'agence principale de l'organisme.
Les DRIRE ne participant pas directement à la visite approfondie précisent alors à la
DRIRE pilote ainsi qu'au pôle de compétence concerné, les éléments qu'elles souhaitent voir abordés lors de cette visite, et le résultat des autres actions de surveillance réalisées.
Il appartient aux DRIRE qui se sont fait représenter à cette visite de réaliser d'autres types de visites approfondies dans d'autres agences de leur région (examen de dossiers ou de quelques points précis du référentiel) au prorata des unités d'œuvre équivalentes à celle d'une
visite approfondie générale.
Ces visites comportent l'examen de certains des processus suivants :
- organisation - système qualité ;
- délégations ;
- formation - qualification ;
- audits internes et revues de direction ;
- gestion des documents internes et de la réglementation ;
- gestion des moyens de mesure et de contrôle ;
- traitement des non conformités ;
- enregistrement qualité - traçabilité et archivage ;
- gestion des éventuelles sous-traitances ;
- suivi des remarques lors des actions de surveillance formulées par la DRIRE ;
- contrôle après réparation ;
- thèmes particuliers.
Le choix des thèmes qui seront examinés est défini sur la base des résultats des visites de supervision.
Les conclusions de ces visites approfondies générales sont renseignées selon le support de compte rendu de visite approfondie annexé à la présente instruction. Une copie de ces conclusions est adressée au pôle de compétence en appareil à pression.
b) visite approfondie d'examen de dossiers
Il s'agit également d'un audit sectoriel des processus suivants :
- contrôle après réparation ;
- gestion et connaissance des évolutions réglementaires et des délégations accordées ;
- gestion des moyens de mesure et de contrôle ;
- formation - qualification ;
- conditions de gestion des procès-verbaux prévues au point 2.4 de la circulaire DM-T/P nº 31571 du 23 novembre 2000 (contrôle par sondage de la conformité des procès verbaux de requalification périodique ou de contrôle après intervention notable aux exigences réglementaires et de gestion administrative des procès-verbaux) ;
- application locale des points qui ont fait l'objet de commentaires lors des visites approfondies générales.
Le choix des thèmes qui seront examinés est défini sur la base des résultats des visites de supervision et des visites approfondies générales.
Ces visites approfondies d'examen de dossiers doivent permettre d'apprécier les pratiques de la majorité des experts de l'organisme concerné et complètent les visites approfondies générales mentionnées au point a) ci-avant.
Elles sont effectuées une première fois dans l'agence principale de l'organisme, puis successivement dans ses autres agences de la région, l'objectif étant de réaliser au moins une
visite approfondie par agence sur une période maximale de trois ans.
Elles sont réalisées par un agent de la DRIRE territorialement compétente, avec, le cas échéant un appui du pôle de compétence en appareil à pression pour l'examen de dossiers présentant des difficultés particulières.
Le nombre annuel minimal de ces visites approfondies par organisme, est défini selon la règle suivante :
Le temps consacré à ces visites est d'une journée.
Les conclusions de ces visites approfondies sont adressées au pôle de compétence en appareil à pression.
3. Réunion annuelle
Les réunions annuelles sont des revues de contrat entre la DRIRE et l'organisme qu'elle a délégué.
Elles sont réalisées par un agent de la DRIRE concernée et un représentant du pôle de compétence, ce dernier apportant un soutien technique pour l'application de différentes dispositions réglementaires.
Elles portent sur les points suivants :
- examen du compte rendu d'activité de l'exercice précédent ;
- bilan d'activité de l'organisme ;
- examen du niveau d'activité par expert ;
- examen des actions correctives suite aux différentes remarques relevées au cours de l'année écoulée ;
- évolution de l'organisme depuis la dernière réunion annuelle (personnel, moyen, organisation, actions de formation) ;
- revues de direction et audits internes ;
- suivi des remarques lors des actions de surveillance formulées par la DRIRE, ou par l'organisme dans le cadre de ses actions de supervision ;
- point sur les difficultés rencontrées pour obtenir la régularisation de la situation de certains équipements ;
- établissement d'un programme de visites approfondies des agences ;
- présentation des principaux faits marquants depuis la dernière réunion annuelle.
La conclusion des réunions annuelles doit conduire à définir les principaux axes d'amélioration que l'organisme doit entreprendre. Le compte rendu de ces réunions est conservé par la DRIRE qui en adresse un exemplaire au pôle de compétence.
La périodicité de ces réunions devra être au moins annuelle, par organisme et par DRIRE.
Lorsqu'une agence de l'organisme intervient sur plusieurs régions, les modalités de mutualisation mentionnées au point 2.a) ci-avant peuvent être appliquées.
4. Suivi des actions de surveillance - Coordination au niveau national
D'une manière générale, chaque action de surveillance citée ci-dessus doit faire l'objet d'un rapport qui sera transmis à l'organisme délégué concerné et conservé par la DRIRE.
En cas de constatation d'une défaillance grave mettant en cause l'action de l'organisme délégué, les sanctions prévues dans la décision de délégation doivent être appliquées et la direction de l'action régionale et de la petite et moyenne industrie (DGAP) doit en être informée.
Dans le cas où les résultats de ces actions de surveillance seraient de nature à entraîner des actions correctives aux systèmes mis en place par ces organismes, je vous demande, avant toute prise de décision au niveau local de tenir informée la direction de l'action régionale et de la petite et moyenne industrie (DGAP) qui, après analyse, en fera part directement à la direction de l'organisme habilité afin que les observations soient prises en compte au niveau national et pas seulement local. Il convient en effet d'assurer une homogénéité des pratiques de ces organismes.
Annexe I à l'instruction DM-T/P n° 32218 relative à la surveillance des organismes habilités délégués
Compte rendu de visite de supervision
(1) l'inspection, opération de la requalification périodique, peut avoir été sous-traitée
Nota : Ce support de compte rendu n'est pas applicable pour les visites de supervision des contrôles après réparation.
Annexe II à l'instruction DM-T/P n° 32218 relative à la surveillance des organismes habilités délégués
Compte rendu de visite approfondie générale
Annexe III
Unités d'œuvre
La présente annexe précise les unités d'œuvre nécessaires à l'application de l'instruction.
1. Visite de supervision inopinée
La durée moyenne consacrée à une visite de supervision inopinée est estimée à 0,5 jour EATP DRIRE, cette durée incluant le déplacement et la rédaction du compte rendu.
2. Visite approfondie
a) cas général
La durée moyenne consacrée à une visite approfondie est estimée à 2 jours EATP DRIRE ou, 1 jour EATP DRIRE et 1,5 jour EATP pôle. Ces durées incluent la préparation, le déplacement et la rédaction du compte rendu.
b) Visite approfondie d'examen de dossiers
La durée moyenne consacrée à une visite approfondie d'examen de dossiers est estimée à 1 jour EATP DRIRE. Cette durée inclut la préparation, le déplacement et la rédaction du compte rendu.
3. Réunion annuelle
La durée moyenne consacrée à une réunion annuelle est estimée à 1 jour EATP DRIRE et 1,5 jour EATP pôle. Ces durées incluent la préparation, le déplacement et la rédaction du compte rendu
